Jenis-Jenis Pemindai OCR
Pemindai OCR (Optical Character Recognition) mengubah berbagai jenis dokumen, seperti dokumen kertas yang dipindai, PDF, atau gambar, yang berisi teks tulisan tangan, diketik, atau dicetak menjadi teks digital yang dapat diedit. Ini memungkinkan pengguna untuk mengedit dokumen alih-alih mengetik kata-kata secara manual. Dokumen yang dipindai kemudian dikenakan pada teknologi OCR, yang mengenali karakter dan mengubahnya menjadi teks yang dikodekan mesin. Ini menyediakan pemrosesan data formulir, entri data otomatis, dan memastikan bahwa dokumen mudah dicari dan diambil.
Sebagian besar pemindai OCR bekerja dengan terlebih dahulu menangkap gambar dokumen dengan pemindaian, di mana perangkat lunak OCR mengidentifikasi dan menerjemahkan karakter menggunakan pengenalan pola. Proses ini dapat membedakan antara font, ukuran, dan gaya. Selain itu, OCR juga dapat bekerja dengan baik dengan sejumlah bahasa. Dengan pemahaman yang mendalam tentang sintaks dan morfologi bahasa, perangkat lunak OCR melakukan pekerjaan yang baik dalam menerjemahkan bahasa selain bahasa asli.
- Pemindai OCR genggam: Pemindai yang kompak dan portabel ini sangat ideal untuk memindai dokumen saat bepergian. Mudah digunakan dan dapat memindai buku, kertas, dan dokumen dengan cepat dan akurat. Meskipun berukuran kecil, mereka melakukan pengenalan karakter yang akurat.
- Pemindai OCR sheetfed: Pemindai ini dibuat dengan pengumpan dokumen otomatis (ADF), yang memungkinkan banyak halaman dipindai dalam satu batch. Jenis pemindai ini bekerja optimal untuk organisasi dengan volume dokumen kertas yang besar yang perlu diubah menjadi bentuk digital.
- Pemindai OCR flatbed: Pemindai flatbed memungkinkan pemindaian dokumen dan buku format besar tanpa menyebabkan kerusakan. Ini memberikan pemindaian resolusi tinggi dan oleh karena itu bagus untuk pelestarian dokumen asli. Karena memberikan pemindaian berkualitas, sering digunakan ketika kualitas terbaik diperlukan, seperti dalam foto atau karya seni.
- Pemindai OCR aplikasi seluler: Aplikasi seluler yang dilengkapi dengan teknologi OCR memungkinkan pengguna untuk memindai dokumen menggunakan kamera smartphone mereka. Mereka nyaman untuk pemindaian cepat dan dapat menangkap teks dari gambar, tanda terima, dan catatan.
- Perangkat lunak OCR desktop: Aplikasi desktop menawarkan fitur lanjutan seperti pemrosesan batch, dukungan bahasa, dan integrasi dengan sistem manajemen dokumen. Ini memberikan fleksibilitas dan kontrol yang baik atas proses pemindaian.
Fungsi dan fitur pemindai OCR
OCR (Optical Character Recognition) dalam pemindai dokumen memiliki berbagai fungsi dan fitur yang meningkatkan pemindaian, produktivitas, dan keamanan data. Fungsi dan fitur berikut adalah;
- Pemindaian kartu nama: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk memindai kartu nama dengan cepat. Sistem OCR mengekstrak nama, alamat, nomor telepon, email, situs web, dan nama perusahaan. Informasi tersebut kemudian disimpan dalam berbagai aplikasi manajemen kontak atau dapat diubah menjadi database. Kartu nama dapat disimpan secara digital atau dalam bentuk cadangan elektronik. Ini menghilangkan kebutuhan untuk menuliskan informasi kontak dari kartu nama secara manual dan mencegah hilangnya kontak penting karena disimpan secara digital.
- Deteksi halaman kosong fitur ini penting karena memungkinkan deteksi dan penerbitan peringatan untuk kertas kosong. Ini memastikan bahwa hanya informasi yang berguna dan relevan yang dipelihara dalam arsip digital. Tergantung pada sistem OCR, halaman kosong dapat dihapus secara otomatis dari dokumen yang dipindai atau diatur untuk ditandai agar dihapus secara manual. Ini meningkatkan integritas dokumen dan menghemat ruang penyimpanan, yang sangat penting untuk organisasi yang memiliki pemindaian volume besar.
- Pengenalan kode batang: Setelah pemindaian, kode batang dapat diidentifikasi dan diproses. Ini mempercepat tugas entri data dan meningkatkan proses pelacakan aset dan manajemen inventaris. Dokumen yang dipindai dapat dihubungkan ke catatan database dengan kode batang, yang memberikan akses cepat ke informasi. Pengenalan kode batang meningkatkan alur kerja otomatis untuk proses bisnis yang bergantung pada pemindaian kode batang dan membuka jalan untuk integrasi yang mulus antara sistem yang berbeda.
- Jejak audit: Ini adalah fitur penting dari pemindai dengan OCR. Jejak audit menyimpan catatan semua tindakan dan aktivitas yang terjadi selama pemindaian dan pemrosesan dokumen. Ini mungkin termasuk informasi seperti siapa yang memindai dokumen, kapan dokumen tersebut dipindai, perubahan apa yang dilakukan, dan operasi lain yang dilakukan. Integritas dokumen yang dipindai dipertahankan oleh jejak audit. Jika verifikasi tindakan yang diambil pada suatu dokumen diperlukan, pengguna dapat kembali dan meninjau informasi yang direkam.
- Penamaan file kustom: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menetapkan nama tertentu ke file sesuai dengan preferensi mereka setelah pemindaian selesai. Manajemen dan pengambilan file menjadi mudah karena pengguna dapat menetapkan nama yang masuk akal bagi mereka dan berhubungan dengan konten dokumen.
- Pra-pemrosesan gambar: Fitur peningkatan gambar seperti pengurangan noise, penyesuaian kecerahan, de-skewing, dan de-blurring adalah dokumen yang dipindai menggunakan pra-pemrosesan gambar. Sebelum teks diekstrak dan disimpan dalam format digital, akurasi dan kinerja OCR ditingkatkan secara signifikan dengan mengoptimalkan gambar yang dipindai.
Skenario
Pemindai OCR dapat digunakan di berbagai industri dan aplikasi karena kemampuannya untuk mengubah teks fisik menjadi bentuk digital secara efisien. Berikut adalah beberapa kasus penggunaan umum di mana perangkat ini berguna:
- Digitalisasi dokumen: Salah satu kasus penggunaan utama teknologi OCR adalah mengubah dokumen kertas menjadi format digital. Ini penting untuk industri seperti kesehatan dan hukum, yang menangani banyak dokumen kertas. Lembaga kesehatan kini dapat mencari catatan pasien lebih cepat berkat teknologi OCR, yang menghilangkan metode pencarian manual. Selain itu, catatan lebih mudah disimpan dan disimpan. Di firma hukum, bukti dalam kasus kriminal dapat disimpan dalam format digital, membuatnya lebih mudah untuk diambil bila diperlukan.
- Ekstraksi data: OCR dapat digunakan di banyak industri untuk mengekstrak data khusus dari teks cetak atau tulisan tangan. Misalnya, di industri keuangan, faktur dan cek memiliki data penting mereka diekstraksi secara digital, menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual, yang rentan terhadap kesalahan. Selain itu, informasi penting diambil dari makalah penelitian, membuatnya lebih mudah untuk menyimpan dan mengatur data ilmiah untuk penggunaan di masa mendatang.
- Pengeditan dan pencarian teks: Sebelum penemuan teknologi OCR, melakukan pengeditan pada dokumen cetak adalah proses yang sulit. OCR kini memungkinkan modifikasi teks digital yang diekstrak, terlepas dari format aslinya. Selain itu, dokumen dapat dicari menggunakan kata kunci, meningkatkan produktivitas dan menghemat waktu.
- Menerjemahkan teks: Teknologi OCR memungkinkan terjemahan cepat teks yang ditulis dalam berbagai bahasa dari kertas ke format digital, meningkatkan komunikasi di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas. Ini dapat dilihat di perusahaan global yang secara teratur menangani konten dalam berbagai bahasa.
- Tujuan aksesibilitas: Perangkat OCR, yang membaca dan kemudian mengubah teks menjadi ucapan, terutama digunakan oleh orang-orang dengan gangguan penglihatan atau disabilitas lainnya. Ini memudahkan penyandang disabilitas untuk mengakses informasi dan mengarah ke masyarakat yang lebih inklusif.
- Realitas Augmented dan Game: Dalam game, OCR dapat digunakan untuk memindai teks dalam game sehingga dapat diterjemahkan atau dimodifikasi, yang meningkatkan pengalaman bermain secara keseluruhan. Selain itu, teks dalam aplikasi realitas augmented dapat ditumpangkan untuk meningkatkan pengalaman pengguna.
Cara Memilih Pemindai OCR
Ketika membeli pemindai pengenalan karakter optik (OCR), bisnis harus dengan cermat mempertimbangkan banyak variabel untuk mengamankan pengembalian terbaik. Faktor-faktor ini memengaruhi tidak hanya kemampuan pemindai tetapi juga kemampuan beradaptasi dan efektivitas biaya.
Pertama, bisnis harus menentukan volume dokumen dan kebutuhan pemindaian mereka. Organisasi dengan volume tinggi yang menghasilkan beberapa ribu pemindaian setiap minggu membutuhkan pemindai kelas perusahaan yang dibuat untuk penggunaan berat. Sebaliknya, perusahaan kecil yang hanya perlu mengubah beberapa halaman setiap minggu akan mendapat manfaat dari model desktop atau portabel.
Selanjutnya, mereka harus mengevaluasi kecepatan dan kinerja pemindai. Kecepatan pemindaian (halaman per menit) sangat penting untuk pemrosesan cepat, sementara gambar resolusi tinggi (teks yang jelas) meningkatkan akurasi OCR. Pertimbangkan fitur seperti pemindaian dupleks (pemindaian dua sisi) dan pengumpan dokumen otomatis (ADF) untuk efisiensi tambahan.
Bisnis juga harus mempertimbangkan jenis dokumen yang akan mereka pindai, serta ukuran dan kerumitannya. Pemindai multifungsi dengan kemampuan kompleks atau pemindai fixed-bed untuk dokumen berbentuk tidak beraturan atau besar mungkin diperlukan. Untuk memaksimalkan akurasi dan efisiensi OCR, pilih pemindai yang dapat menangani berbagai format, seperti PDF dan file gambar.
Pengguna sering kali lebih suka pemindai yang terintegrasi dengan mulus dengan sistem dan alur kerja yang ada. Pikirkan tentang pilihan konektivitas pemindai, seperti koneksi USB atau jaringan, dan apakah berfungsi dengan aplikasi perangkat lunak, sistem manajemen dokumen, dan layanan penyimpanan cloud lainnya. Untuk meningkatkan efisiensi pemindaian, pilih pemindai dengan perangkat lunak OCR bawaan atau pemindai yang bekerja dengan aplikasi OCR pihak ketiga.
Kualitas gambar pemindai sangat penting ketika mengubah antara file PDF yang dipindai dan teks, terutama di organisasi. Pemindai berkualitas tinggi menghasilkan gambar yang tajam dan jelas yang mempertahankan keterbacaan, terutama ketika menangani tata letak kompleks atau bahasa asing.
Pemindai OCR Tanya Jawab
T1 Apa keuntungan menggunakan pemindai OCR desktop daripada aplikasi perangkat lunak?
A1 Sementara aplikasi perangkat lunak nyaman untuk pemrosesan dokumen volume kecil, pemindai OCR desktop memberikan solusi yang lebih efisien untuk proyek skala besar. Mereka menggabungkan perangkat keras dan perangkat lunak untuk memberikan pemindaian kecepatan tinggi dengan pengenalan teks terintegrasi, yang menyederhanakan alur kerja.
T2 Bahasa apa yang didukung pemindai OCR untuk pengenalan teks?
A2 Banyak pemindai OCR mendukung berbagai bahasa untuk pengenalan teks, termasuk bahasa di luar bahasa Inggris, Spanyol, Prancis, dan Jerman. Beberapa pemindai dapat mengenali teks dalam lebih dari 100 bahasa, termasuk bahasa Arab, Cina, Rusia, dan Hindi. Penting untuk memeriksa dukungan bahasa perangkat lunak OCR untuk bahasa tertentu.
T3 Bagaimana bisnis memilih pemindai OCR yang tepat untuk kebutuhan mereka?
A3 Saat memilih pemindai OCR, pertimbangkan volume dokumen yang perlu dipindai, resolusi pemindaian yang diperlukan, dan akurasi perangkat lunak OCR. Cari pemindai yang mendukung format file dan opsi integrasi.
T4 Apa perbedaan antara OCR dan teknologi pemindaian dokumen lainnya?
A4 Teknologi pemindaian dokumen lainnya hanya menghasilkan gambar dari teks yang dipindai tanpa mengekstrak atau mengubahnya menjadi teks yang dapat diedit. Ini membuat dokumen yang dipindai lebih mudah dicari.
