Manajemen proses bisnis

Jenis-jenis Manajemen Proses Bisnis

Berbagai proses manajemen proses bisnis (BPM) tersedia untuk bisnis dengan berbagai ukuran dan di berbagai industri. Proses-proses ini memungkinkan organisasi untuk terus menganalisis dan meningkatkan operasinya. Berikut adalah beberapa sistem manajemen proses bisnis yang umum digunakan;

• BPM Berbasis Integrasi: Organisasi terutama menggunakan BPM berbasis integrasi yang digerakkan oleh model. Mereka bergantung pada integrasi berbagai alat yang digerakkan oleh model untuk meningkatkan produktivitas mereka. Ini memungkinkan mereka untuk membuat sistem yang responsif terhadap perubahan dan andal dalam hal kinerja. BPM berbasis integrasi yang digerakkan oleh model menggunakan alat seperti lingkungan pengembangan terintegrasi untuk pemodelan proses, alur kerja, dan manajemen aturan bisnis.
• BPM Berorientasi Produksi: Manajemen proses bisnis berorientasi produksi digunakan dalam organisasi di mana pengembangan produk dan penyediaan layanan sangat penting. Organisasi menggunakan BPM berorientasi produksi untuk menjaga aliran produksi yang berkelanjutan. Hal ini dilakukan dengan mengintegrasikan manajemen proses dengan manajemen produksi.
• BPM Berpusat pada Dokumen: Organisasi menggunakan layanan BPM berpusat pada dokumen untuk mengelola proses yang sangat bergantung pada dokumentasi. Ini termasuk proses untuk penegakan kebijakan, tata kelola, dan kepatuhan. BPM berpusat pada dokumen membantu dalam manajemen proses dengan mengintegrasikan alur kerja dan manajemen dokumen.
• BPM Sosial: Manajemen proses bisnis terutama berfokus pada peningkatan proses dalam organisasi. Namun, BPM sosial mengintegrasikan jejaring sosial dengan BPM, yang membantu dalam koordinasi kerja dan kolaborasi. Ini meningkatkan komunikasi dalam organisasi.
• BPM On-Premise: BPM on-premise diinstal dan dijalankan di tempat organisasi, bukan di cloud. Ini dilisensikan dan dibeli oleh organisasi yang membutuhkannya. Organisasi memiliki kendali penuh atas manajemen proses bisnis on-premise. Oleh karena itu, mereka dapat menyesuaikannya sesuai kebutuhan mereka.
• BPM Berbasis Cloud: Sistem manajemen proses bisnis ini dihosting di cloud, bukan di tempat organisasi. Organisasi yang menggunakan BPM berbasis cloud dapat dengan mudah mengaksesnya dari lokasi dan perangkat apa pun. BPM berbasis cloud terutama digunakan oleh organisasi yang membutuhkan manajemen proses bisnis dan tidak dapat menunggu untuk diimplementasikan di tempat.

Fungsi dan Fitur Manajemen Proses Bisnis

Perangkat lunak manajemen proses bisnis membantu mengotomatiskan dan menyederhanakan tugas untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Setiap jenis memiliki fitur khusus yang melayani gaya manajemen, kompleksitas, dan tujuan organisasi yang berbeda.

Alat manajemen proses perusahaan menawarkan arsitektur yang terdokumentasi dengan baik tentang bagaimana perusahaan beroperasi, yang memberikan gambaran yang jelas tentang cara mengimplementasikan, mengeksekusi, mengawasi, mengoptimalkan, dan mengotomatiskan alur kerja bisnis. Fitur-fitur ini membantu meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, dan memungkinkan organisasi untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar.

Tabel berikut merangkum fungsi dan fitur berbagai jenis perangkat lunak manajemen bisnis:

• Pemodelan dan Desain

  Elemen-elemen ini membantu dalam memvisualisasikan proses, mengidentifikasi hambatan, dan menciptakan alur kerja yang lebih efisien. Mereka termasuk pemetaan proses, alat diagram, standar pemodelan, dan templat proses.

• Otomasi

  Dengan otomatisasi proses, alat-alat ini menghilangkan tugas yang berulang, mengurangi kesalahan, dan menyederhanakan alur kerja. Mereka termasuk otomatisasi alur kerja, otomatisasi tugas, otomatisasi formulir, dan integrasi dengan sistem TI.

• Pemantauan dan Analisis

  Mereka membantu organisasi melacak indikator kinerja utama (KPI), memperoleh wawasan tentang proses, dan terus meningkatkan operasi. Mereka termasuk pemantauan waktu nyata, analisis data, alat pelaporan, dan metrik kinerja.

• Kolaborasi dan Komunikasi

  Fungsi-fungsi ini memfasilitasi kerja tim, berbagi informasi, dan memastikan semua pemangku kepentingan selaras. Mereka termasuk ruang kerja bersama, alat komunikasi, kolaborasi dokumen, dan keterlibatan pemangku kepentingan.

• Integrasi

  Perangkat lunak manajemen proses bisnis terhubung dengan sistem lain untuk menyederhanakan pertukaran data dan memastikan operasi yang lancar. Mereka termasuk integrasi API, konektivitas sistem, sinkronisasi data, dan kompatibilitas dengan infrastruktur TI.

• Kepatuhan dan Keamanan

  Fitur-fitur ini membantu memastikan bahwa proses mematuhi peraturan dan melindungi informasi sensitif. Mereka termasuk tindakan keamanan, perlindungan data, kontrol akses, dan standar kepatuhan.

• Pilihan Penerapan

  Varietas ini memberikan fleksibilitas dalam implementasi dan dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Mereka termasuk penerapan di tempat, solusi berbasis cloud, lingkungan hibrida, dan opsi skalabilitas.

Skenario

• Meningkatkan Layanan Pelanggan:

  Noah ingin meningkatkan bantuan yang dia berikan kepada klien di bisnis mereka. Dia mengamati bahwa terkadang, reaksi terhadap permintaan klien tidak secepat yang seharusnya. Untuk mengatasi hal ini, Noah memilih untuk melakukan pemrograman BPM. Dengan ini, semua pesan dan panggilan klien dari balasan yang diperlukan. Ini berarti setiap masalah terkait klien dimodelkan ulang menjadi interaksi yang harus ditangani dengan cepat. Dengan BPM, Noah dapat mengikuti konsekuensinya untuk klien. Dia mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pertanyaan. Detail yang diambil dari BPM memungkinkannya untuk melihat apakah layanan pelanggan berjalan dengan baik atau perlu ditingkatkan lebih lanjut.

• Pelatihan Staf Menjadi Mudah:

  Agar BPM berfungsi dengan baik, semua staf harus dididik tentang siklus mana yang harus diikuti. Biasanya, pekerja baru mungkin bingung tentang semua langkah yang perlu mereka ketahui dengan hafalan. Noah perlu memastikan perwakilan dengan sungguh-sungguh memahami proses kerja mereka. Dia beralasan bahwa menggunakan pemrograman BPM dapat membantu dalam pelatihan ini. Karena pemrograman BPM merekam siklus organisasi, itu dapat digunakan untuk pelatihan karyawan, tes, dan bahkan panduan. Jika seorang pekerja mengalami kesulitan dengan suatu siklus, mereka dapat memanfaatkan BPM dan mengetahui apa yang diperlukan untuk tugas tersebut. Ini akan menyelesaikan pertanyaan dengan cepat dan menjaga pekerjaan tetap berjalan. Menggunakan BPM untuk pelatihan memberikan karyawan sesuatu yang berguna untuk dipelajari sendiri. Ini juga mencegah manajer menjadi lelah dengan mengulangi informasi yang sama berulang kali.

• Menjaga Hal-Hal Berjalan Lancar:

  Selain meningkatkan hal-hal, Liam perlu memastikan semuanya di tempat kerja berjalan dengan baik. Karena pemrograman BPM dapat mengikuti bagaimana hal-hal berjalan, dia akan menggunakannya untuk lebih dari sekadar peningkatan. Liam menyadari bahwa kadang-kadang, masalah interaksi tertentu mungkin tetap ada. Menggunakan perangkat lunak manajemen proses dapat membantu menemukannya lebih cepat. Produk tersebut membuat laporan tentang siklus yang menunjukkan kapan sesuatu tidak benar. Misalnya, jika terlalu banyak permintaan yang hilang, produk tersebut akan memperingatkan staf. Ini memberi waktu yang cukup bagi orang-orang untuk memperbaiki sesuatu dan bagi atasan untuk menghindari masalah yang lebih besar. Demikian pula, BPM menunjukkan berapa lama setiap siklus seharusnya berlangsung dari awal hingga akhir. Ketika BPM melihat bahwa suatu siklus memakan waktu terlalu lama, itu akan memungkinkan mereka untuk bertindak sebelum berdampak pada organisasi. Akibatnya, BPM membantu dalam peningkatan dan memastikan proses kerja saat ini dijaga kinerjanya.

Cara Memilih Alat Manajemen Proses Bisnis

• Pemodelan dan Desain Proses:

  Pemodelan dan desain proses sangat penting untuk mengimplementasikan Manajemen Proses Bisnis (BPM) secara efektif. Tahapan-tahapan ini memungkinkan organisasi untuk menemukan peluang peningkatan, memetakan proses saat ini, dan membuat model proses yang disederhanakan.

  Pemodelan membantu memvisualisasikan proses, menunjukkan input, output, dan detail tentang peran, alat, dan sistem. Hal ini membuat pemahaman tentang cara kerja lebih mudah bagi semua orang yang terlibat dan mengungkapkan hambatan atau area yang membutuhkan peningkatan efisiensi. Ketika organisasi dapat melihat alur kerja mereka dengan jelas, menjadi lebih mudah untuk mengoptimalkan model.

  Setelah memetakan proses kerja saat ini, perusahaan dapat merekayasa versi yang diperbarui yang lebih efisien dan efektif. Dengan menggunakan alat yang tepat, tim dapat menyesuaikan model yang dirancang ulang agar sesuai dengan tujuan, sumber daya, dan lingkungan khusus dalam organisasi.

  Pemodelan dan desain ini dengan alat yang tepat membantu dalam mengimplementasikan BPM dengan sukses.

• Analisis Proses:

  Menganalisis proses bisnis sangat penting untuk manajemen proses bisnis (BPM) yang efektif. Organisasi harus meninjau alur kerja mereka untuk mengidentifikasi peluang peningkatan. Mereka harus mencari area di mana sumber daya terbuang, pekerjaan diduplikasi, dan hambatan menyebabkan penundaan.

  Melibatkan karyawan yang benar-benar melakukan tugas memberikan wawasan tambahan. Saran mereka dapat membantu pengembang untuk membuat proses yang dirancang lebih baik yang lebih efisien.

  Selama analisis, menggunakan alat yang tepat seperti perangkat lunak pemetaan proses membantu dalam memahami detail dan aliran dengan jelas. Hal ini memfasilitasi identifikasi area masalah dan melakukan perbaikan yang diperlukan. Alat dapat menghasilkan visualisasi yang menyoroti inefisiensi.

  Menganalisis proses secara teratur setelah perbaikan memastikan bahwa perubahan yang dilakukan efektif dan terus dioptimalkan dari waktu ke waktu.

• Otomasi:

  Otomasi memainkan peran penting dalam manajemen proses bisnis (BPM) dengan meningkatkan efisiensi di seluruh alur kerja. Organisasi harus mengotomatiskan tugas manual yang berulang jika memungkinkan untuk meningkatkan produktivitas.

  Alat otomatisasi dapat menangani fungsi dasar seperti entri data, pembuatan laporan, dan pengiriman pemberitahuan tanpa campur tangan manusia. Ini memungkinkan karyawan untuk fokus pada pekerjaan dengan nilai lebih tinggi yang membutuhkan pemecahan masalah dan kreativitas.

  Menyederhanakan proses melalui otomatisasi mengurangi kesalahan dan mempercepat waktu penyelesaian untuk berbagai aktivitas, menghasilkan kemajuan alur kerja secara keseluruhan yang lebih cepat. Perusahaan lebih mampu memenuhi harapan pelanggan seputar kualitas layanan dan kecepatan respons dengan meningkatkan efisiensi.

• Pemantauan dan Peningkatan Berkelanjutan:

  Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan dari proses bisnis sangat penting untuk memastikan efisiensi dan efektivitas yang berkelanjutan dari waktu ke waktu. Organisasi harus meninjau secara teratur metrik penting seperti waktu siklus, tingkat kesalahan, dan penggunaan sumber daya untuk memahami bagaimana proses berkinerja.

  Menggunakan alat yang tepat memungkinkan pemantauan kinerja proses secara waktu nyata. Kemampuan ini memungkinkan bisnis untuk mendeteksi masalah dengan cepat saat terjadi dan mengambil tindakan korektif sebelum berdampak pada pelanggan atau operasi.

  Menganalisis data dari pemantauan membantu dalam mengidentifikasi area masalah yang persisten. Informasi ini harus digunakan untuk menerapkan optimasi lebih lanjut yang dapat mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi.

Tanya Jawab Manajemen Proses Bisnis

T1: Apa komponen terpenting dari BPM?

J1: Ada berbagai komponen BPM; namun, pemetaan proses adalah yang paling penting karena, tanpa memahami proses, meningkatkan atau mengoptimalkannya tidak mungkin.

T2: Apa indikator kinerja utama (KPI) untuk BPM?

J2: Beberapa KPI meliputi kepuasan pelanggan, kepuasan karyawan, pengembalian investasi (ROI), kepatuhan, dan waktu siklus proses.

T3: Apa saja tantangan BPM?

J3: Manajemen proses memiliki beberapa tantangan, seperti resistensi terhadap perubahan, kompleksitas proses, dan kurangnya sumber daya yang terampil.

T4: Apa saja manfaat utama dari manajemen proses bisnis?

J4: BPM membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, meningkatkan ketangkasan, dan meningkatkan kepatuhan.

T5: Apa hubungan antara BPM dan transformasi digital?

J5: Manajemen proses bisnis memainkan peran penting dalam inisiatif transformasi digital dengan mengidentifikasi dan mengoptimalkan proses yang dapat didigitalkan atau diotomatisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.