Membangun sistem manajemen mutu

Jenis-Jenis Sistem Manajemen Mutu (QMS)

QMS, atau Sistem Manajemen Mutu, adalah sistem terstruktur dari proses, dokumen, dan catatan yang memastikan suatu organisasi dapat secara konsisten memberikan produk atau layanan yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan. Ada berbagai jenis QMS yang dirancang untuk industri dan kebutuhan organisasi tertentu.

• ISO 9001: Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) menciptakan standar sistem manajemen mutu (QMS) generik namun terkenal ini. ISO 9001 berlaku untuk organisasi di seluruh dunia, terlepas dari ukuran, industri, atau sektornya. Dengan menunjukkan dedikasi terhadap kualitas dan kepuasan pelanggan, organisasi dapat meningkatkan moral karyawan dan merampingkan operasi.
• IATF 16949: Produsen dan pemasok otomotif harus menerapkan standar sistem kualitas global ini. Ini membantu sektor otomotif untuk meningkatkan efektivitas sistem kualitasnya dan mengejar dan mempertahankan kualitas yang lebih tinggi dalam produksi.
• ISO 13485: Ini adalah standar yang diakui secara global untuk sistem manajemen mutu perangkat medis. Ini membantu organisasi untuk menunjukkan kemampuan mereka dalam menyediakan perangkat medis yang secara konsisten memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan.
• AS9100: Standar manajemen mutu yang diakui secara internasional yang menggabungkan persyaratan ISO 9001 sambil secara khusus melayani industri kedirgantaraan. Semua organisasi industri kedirgantaraan, termasuk pemasok dan produsen, dapat memperoleh manfaat dari persyaratan khusus untuk sistem manajemen mutu.
• ISO 22000: Ini adalah standar dunia untuk sistem manajemen keamanan pangan. Berlaku untuk organisasi apa pun dalam rantai pasokan makanan. Memperoleh sertifikasi ini dapat meningkatkan reputasi organisasi, mengurangi biaya, dan meningkatkan komunikasi.
• TL 9000: Ini adalah standar sistem manajemen mutu industri telekomunikasi. Tujuannya adalah untuk mengembangkan seperangkat persyaratan sistem kualitas telekomunikasi bersama yang membantu meningkatkan kualitas produk dan layanan.
• ISO 50001: Standar untuk sistem manajemen energi ini bertujuan untuk membantu organisasi dalam memanfaatkan energi secara efisien. Ini menguraikan persyaratan untuk membuat, memberlakukan, memelihara, dan meningkatkan sistem manajemen energi.
• Perangkat Lunak Manajemen Mutu: Alat terintegrasi yang ampuh untuk mengotomatiskan proses QMS untuk meningkatkan efektivitas dan produktivitas organisasi. Ini membantu menyatukan orang, proses, dan informasi dengan memanfaatkan teknologi digital untuk mempertahankan kualitas barang dan jasa.

Fungsi dan Fitur Membangun Sistem Manajemen Mutu

Fungsi dan fitur membangun sistem manajemen mutu membantu organisasi menerapkan kebijakan manajemen mutu yang efektif. Fitur-fitur ini memungkinkan organisasi untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui praktik manajemen mutu yang efektif.

• Kontrol Dokumen: Ini memungkinkan organisasi untuk membuat, meninjau, dan merevisi dokumen yang terkait dengan manajemen mutu. Fitur-fitur ini memastikan bahwa semua dokumen dapat diakses oleh pemangku kepentingan yang diperlukan dan versi yang disetujui saat ini digunakan untuk mematuhi persyaratan kepatuhan.
• Otomatisasi Proses: Perangkat lunak QMS terintegrasi dengan proses bisnis yang ada untuk merampingkan tugas yang terkait dengan manajemen mutu. Ini membantu mengurangi tugas yang padat karya, seperti entri data dan pembuatan dokumen, sehingga meningkatkan produktivitas dan meminimalkan kesalahan.
• Pelaporan dan Analitik: Alat pelaporan dan analitik memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi tren dan pola yang dapat membantu meningkatkan produk dan layanan. Alat-alat ini dapat menghasilkan berbagai laporan tentang audit, deviasi, ketidaksesuaian, dan keluhan pelanggan yang membantu proses pengambilan keputusan.
• Manajemen Kepatuhan: Perangkat lunak QMS menyediakan fitur untuk membantu organisasi mengelola kepatuhan melalui bukti yang didokumentasikan. Ini termasuk alat untuk memelihara persyaratan peraturan seperti dokumen yang dikontrol, catatan pelatihan, dan jejak audit.
• Manajemen Pelatihan: Sistem manajemen mutu menyediakan fitur manajemen untuk membantu organisasi mengembangkan dan memelihara kompetensi karyawan yang memenuhi tujuan mutu. Ini termasuk fitur untuk melacak kualifikasi karyawan dan membuat program pelatihan atau bahan untuk mempromosikan pembelajaran berkelanjutan.
• Manajemen Audit: QMS menyediakan alat untuk memfasilitasi perencanaan, pelaksanaan, dan tindak lanjut audit internal dan eksternal untuk menilai kepatuhan terhadap standar mutu. Alat-alat ini memungkinkan organisasi untuk menjadwalkan audit, menetapkan tanggung jawab dan tugas, dan mendokumentasikan temuan audit. Mereka juga menyertakan fitur untuk memantau tindakan korektif yang diterapkan untuk mengatasi ketidaksesuaian yang diidentifikasi.

Skenario Penggunaan Sistem Manajemen Mutu

Sistem manajemen mutu dapat digunakan di berbagai industri, mulai dari manufaktur hingga perawatan kesehatan, perhotelan, dan layanan makanan. Berikut adalah beberapa kunci membangun sistem manajemen mutu.

• Konstruksi: Insinyur yang mengerjakan proyek konstruksi dapat menggunakan QMS untuk mengelola kualitas konstruksi karena melibatkan banyak aspek dan standar internasional yang tinggi. Oleh karena itu, sistem manajemen mutu dalam konstruksi akan membantu dengan pemilihan pemasok, inspeksi rutin, dan manajemen kepatuhan untuk menjamin proyek memenuhi standar dan spesifikasi yang diperlukan.
• Energi dan Utilitas: Di sektor energi, sistem QMS digunakan untuk mengurangi risiko, mengelola kepatuhan peraturan, dan meningkatkan efisiensi operasional untuk menjaga kualitas dan praktik terbaik dalam eksplorasi, produksi, dan distribusi produk energi.
• Membangun sistem manajemen mutu dalam perawatan kesehatan: Rumah sakit dan fasilitas perawatan kesehatan dapat menggunakan sistem manajemen mutu untuk meningkatkan keselamatan pasien, meningkatkan kualitas perawatan kesehatan, dan merampingkan operasi untuk mengurangi biaya. Ini dilakukan dengan mengintegrasikan berbagai prinsip QMS ke dalam perawatan pasien, seperti peningkatan berkelanjutan, pengambilan keputusan berdasarkan bukti, dan fokus pada pelanggan.
• Kedirgantaraan: Industri kedirgantaraan menggunakan QMS ISO 9001 untuk memastikan persyaratan sistem manajemen mutu yang efektif. Ini penting karena, dengan standar tinggi yang menjulang di industri ini, kesalahan apa pun dapat menyebabkan insiden serius atau kecelakaan. QMS membantu dengan dokumentasi, manajemen risiko, kepatuhan, dan peningkatan berkelanjutan.
• Membangun sistem manajemen mutu dalam pendidikan: Lembaga pendidikan dapat menggunakan sistem manajemen mutu untuk meningkatkan hasil siswa, merampingkan proses, dan meningkatkan reputasi lembaga. Selain itu, manajemen mutu memungkinkan sekolah untuk menunjukkan kepatuhan terhadap persyaratan akreditasi.
• Industri Manufaktur: Di sinilah sistem QM pertama kali diperkenalkan. Sistem ini membantu produsen mengontrol dan meningkatkan kualitas produk, merampingkan proses, dan mematuhi peraturan. Sistem manajemen mutu memungkinkan organisasi untuk melakukan perencanaan mutu, menetapkan tujuan mutu, memantau dan mengukur kinerja mutu, dan melakukan audit mutu.

Cara Memilih Membangun Sistem Manajemen Mutu

Sebelum membeli sistem manajemen mutu, berbagai jenis sistem yang memenuhi persyaratan khusus organisasi harus diperiksa. Faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan saat memilih QMS.

• Tujuan QMS: Tujuan sistem QMS yang akan dibangun di organisasi harus didefinisikan dengan jelas. Sistem ini akan disesuaikan dengan mempertimbangkan tujuan.
• Pengalaman dan Keahlian Vendor: Pengalaman vendor dalam menyediakan solusi QMS untuk industri tertentu harus diperhitungkan. Keahlian vendor di sektor industri tertentu dapat membantu organisasi pelanggan untuk menerapkan sistem dengan lancar dan mengatasi tantangan apa pun selama proses penerapan. Selain itu, pertimbangkan vendor yang menyediakan layanan dukungan pasca-implementasi.
• Penskalaan Sistem: Sistem QMS dengan fitur yang dapat mengakomodasi pertumbuhan organisasi harus dipilih. Organisasi harus memilih sistem dengan fungsionalitas tingkat lanjut yang dapat menangani kebutuhan manajemen mutu yang meningkat seiring dengan perluasan operasi bisnis.
• Persyaratan Kepatuhan: Industri yang berbeda memiliki berbagai jenis peraturan dan hukum. Sistem manajemen mutu yang dipilih harus mematuhi standar peraturan dan persyaratan hukum dari sektor industri tertentu tempat organisasi beroperasi.
• Kemampuan Integrasi: Kemampuan integrasi sistem manajemen mutu dengan sistem bisnis lainnya seperti sistem ERP, sistem manajemen rantai pasokan, sistem manajemen produksi, dan sistem CRM harus dievaluasi. Ini karena integrasi antar sistem akan memfasilitasi alur data yang mulus di seluruh organisasi dan meningkatkan kolaborasi antar berbagai departemen.
• Keramahan Pengguna: Sistem manajemen mutu dengan antarmuka sederhana harus dipilih. Ini karena produktivitas organisasi akan menurun karena waktu dan biaya yang akan dihabiskan untuk pelatihan pengguna tentang cara menggunakan QMS yang canggih.
• Pilihan Penerapan: Organisasi harus menentukan apakah sistem manajemen mutu akan di-host di cloud, on-premise, atau di lingkungan hibrida. Manfaat dan biaya setiap opsi penerapan harus dievaluasi dan yang sesuai dengan persyaratan organisasi harus dipilih.
• Kustomisasi: Opsi kustomisasi sistem QMS vendor harus dievaluasi. Harus dipastikan bahwa vendor menyediakan opsi kustomisasi yang memungkinkan organisasi untuk menyesuaikan sistem dengan proses, terminologi, dan persyaratan manajemen mutu yang unik.
• Biaya: Total biaya kepemilikan sistem manajemen mutu, yang meliputi biaya lisensi, biaya pemeliharaan, biaya peningkatan, dan biaya apa pun yang terkait dengan kustomisasi, harus dievaluasi. Membandingkan biaya dengan manfaat yang diharapkan harus dilakukan untuk menentukan apakah QMS memberikan pengembalian investasi yang baik.
• Sertifikasi dan Standar QMS: Sertifikasi QMS yang relevan yang dimiliki vendor, seperti sertifikasi ISO 9001, harus dipertimbangkan. Sertifikasi memberikan jaminan bahwa vendor memenuhi standar untuk sistem manajemen mutu. Selain itu, standar dan kerangka kerja QMS yang berlaku untuk organisasi harus dipertimbangkan saat memilih vendor.

Tanya Jawab

T: Apa arti manajemen mutu?

J: Manajemen mutu adalah proses menciptakan dan menerapkan strategi dan proses untuk meningkatkan kualitas keseluruhan barang dan jasa serta memastikan bahwa organisasi memenuhi standar pelanggan dan industrinya.

T: Apa saja 4 prinsip manajemen mutu?

J: Keempat prinsip manajemen mutu adalah: Berorientasi pada pelanggan—Melibatkan semua pelanggan, internal dan eksternal; Kepemimpinan—Menetapkan kesatuan tujuan dan arah; Keterlibatan orang—Memberdayakan orang dan menyediakan lingkungan untuk partisipasi mereka; Pendekatan proses—Mengelola dengan proses.

T: Apa saja lima elemen kunci manajemen mutu?

J: Lima elemen penting manajemen mutu adalah perencanaan mutu, peningkatan mutu, pengendalian mutu, jaminan mutu, dan manajemen mutu total.